Cách sử dụng Mail Merge trong Microsoft Word

Bạn cần in ra hàng loạt mẫu biểu, nhưng bạn quá mệt mỏi vì phải điền từng dữ liệu vào từng mẫu biểu giống nhau. Chức năng Mail merge sẽ giúp bạn làm điều đó một cách nhanh chóng.

Nếu có một văn bản như thế này, và vùng được tô màu vàng là vùng cần điền dữ liệu vào.

Trước tiên ta tạo ra một bảng danh sách trong Excel như hình dưới. Tạo xong, ta lưu file lại và tắt file đi.

Trở lại mẫu biểu, ta vào tab Mailings > bấm Start Mail Merge > chọn Letters

Tiếp theo, ta bấm vào Select Recipients > chọn Use an Existing List

Hộp thoại chọn file hiện lên, ta chọn vào file Excel mà ta tạo lúc nãy rồi bấm Open.

Hộp thoại Select Table hiện lên, ta để nguyên và bấm OK.

Để chèn dữ liệu vào phần “Số:…”, ta bôi đen phần dấu chấm rồi bấm vào Insert Merge Field > chọn Số.

Để điền phần “Họ tên người nộp:…”, ta bôi đen phần dấu chấm rồi bấm vào Insert Merge Field > chọn Họ_tên.

Những phần khác ta làm tương tự như trên, khi xong hết ta sẽ có phần mẫu biểu như trong hình.

Để xem kết quả hiển thị có đúng như mong muốn không, ta bấm vào nút Preview Results.

Để xem các kết quả khác trong danh sách ta bấm vào các nút màu xanh trong hình.

Để in mẫu biểu ra, ta bấm vào Finish & Merge > chọn Print Documents.

Hộp thoại Merge to Printer hiện lên. Nếu muốn in hết thì ta chỉ việc bấm OK, còn nếu muốn in những đoạn mong muốn thì ta điền số vào 2 ô trống rồi bấm OK.

Hộp thoại Print hiện lên, ta chọn máy in rồi bấm OK.

Với những danh sách dài hàng trăm dòng thì chức năng này là cực kỳ cần thiết, vì nó giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng và tránh bị nhầm lẫn.

Nếu có thắc mắc gì, hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ giải đáp cho bạn.

You May Also Like

One thought on “Cách sử dụng Mail Merge trong Microsoft Word

  1. Tôi muốn gửi mailmerge trên outlook nhưng sau khi làm các bước rồi vẫn không nhận được thư dù không thấy báo lỗi gì.
    Vui lòng giải đáp giúp, cảm ơn.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *